Informační systém

Firemní informační systém

Produkty Lotus Notes a Lotus Domino Server jsou standardem v oblasti řešení týmové spolupráce. Nejdůležitější vlastností je maximální důvěrnost a bezpečnost všech uložených dat. Aplikace v prostředí Lotus Notes nemá v současnosti z hlediska funkčnosti a spolehlivosti konkurenci. Důležitou vlastností je podpora mobilního provozu s využitím všech moderních možností přístupu přes Internet nebo mobilní datové sítě. Vlastností prostředí Lotus Notes je integrace poštovního klienta a WEB prohlížeče, vlastní systém plánování zdrojů a prostředků, přehled kontaktů a kalendářů. Kompaktnost prostředí s jednotným užíváním poskytuje uživateli všechny potřebné nástroje pro práci v reálném čase ( od pošty a kalendářů až po speciální aplikace ).

CRM – Řízení obchodních aktivit a cílený marketing

Aplikace řídící práci se zákazníky v rámci obchodu mohou být Akviziční jednání, Obchodní aktivity, které jsou děleny na procesy Poptávka, Nabídka, Smlouva a Zakázka. Ke každému procesu jsou přiřazeny příslušné informace i komunikace (záznamy z jednání, doručené a odeslané dokumenty, e-mail ). Vazby na Kalendáře pro plánování aktivit a aplikaci Úkolů umožňují jednoduchou a rychlou orientaci v dokumentech. Součástí CRM je také aplikace pro plánování cílených marketingových aktivit. Zde je možné plánovat akce, vybírat cílové skupiny a sledovat jejich reakce, řídit komunikaci s cílovou skupinou, tvořit a vyhodnocovat dotazníky, vyhodnocovat kampaně aj.

ISO – řízená dokumentace

Aplikace umožňuje spravovat a řídit průkaznou formou oběh dokumentace v elektronické podobě v rámci pracovních skupin. Produkt podporuje připomínkovací proces pro libovolné dokumenty ve firmě (výkresy, obchodní katalogy aj.). Pro podporu ISO dokumentace jsou zde obsaženy všechny procesy od připomínkování až po uvolňování a kontrolu platnosti dokumentace. Oběh dokumentů ve skupinách je možný paralelním nebo sériovým způsobem. Proces komunikace je řízen pomocí elektronické pošty.

Office aplikace

Součástí kancelářských aplikací jsou Firemní úkoly s vlastním Workflow, které je uskutečňováno prostřednictvím pošty, kdy adresát obdrží odkaz na úkol. Samotný úkol může vzniknout i v jiné aplikaci (CRM, ISO, Helpdesk aj.) a nese s sebou vazbu na dokument vzniku. Díky tomu jsou data přístupná pro vypracování úkolu přímo z nadřazeného dokumentu, což zamezuje mnohanásobnému výskytu stejného dokumentu.

Aplikace pro Plánování a řízení porad umožňuje podrobné plánování a tvorbu různých typů porad s možností rezervovat prostředky a prostory pomocí kalendářů, zvát pracovníky na porady a sledovat jejich účast, plánovat body porady, kontrolovat úkoly z předcházejících porad, vytvářet nové úkoly, rozesílat závěry z porady aj. I zde je komunikace všech účastněných řešena prostřednictvím pošty.

Další aplikace umožňují evidenci Pojištění a Školení zaměstnanců, Evidenci požární techniky, Evidenci a plánování služebních jízd vozidel aj.

HelpDesk

Systém je možno rozdělit na „interní“ HelpDesk pro sledování poruch na firmě a „externí“ HelpDesk pro sledování zařízení u zákazníků. Externí HelpDesk dává přehledy o stavu a vyřízení požadavku u zákazníka. Podle typu závady se v systému stanoví reakční doby a finanční podmínky servisního zásahu. Pomocí plánovacího kalendáře servisních pracovníků určí osoby a kontrolní termíny servisního zásahu. Pracovníci jsou informováni o kontrolních termínech a vystavují se i podklady pro fakturaci. Zákazník může sledovat průběh řešení přes Internetový portál.

Interní Servis umožňuje sledování poruch výpočetní techniky, evidenci instalovaného hardware, jeho parametry, dodavatele a smluvní podmínky, dodaný a instalovaný software, změny na zařízeních, seznam poruch, doba a náklady na jejich řešení aj. Zásah začíná hlášením poruchy s její specifikací, určením řešitele, doby řešení a končí záznamem o řešeních a nákladech. To umožňuje vyhodnocení závad, případně s návrhem na výměnu zařízení z důvodu nerentability provozu.

Workflow

Aplikace umožňuje definovat Organizační strukturu společnosti pro oběh dokumentů (dokumenty jdou rozesílány dle pracovních pozic). Tvorbu jednotlivých Workflow provádí uživatel dle vlastních potřeb. Připravená Workflow jsou přiřazena jednotlivým formulářům (formuláře faktur, smluv, žádanek aj.). Vlastní dokument obíhá mezi schvalujícími pomocí pošty, ve které je odkaz na příslušný formulář, popis požadované činnosti a další potřebné informace. Workflow je možné připojit k ostatním aplikacím (např. CRM pro schválení obchodní smlouvy).

Controling a plánování

Jedná se o sadu nadstavbových nástrojů, pro sledování a plánování zakázek (projektů). Pro řízení zakázek (projektů) je možné stanovit náklady a termíny, které je v čase možno kontrolovat. Plánování zakázek a jejich sledování představuje komplexní řešení se stanovením nákladových položek na zakázky a sledování jejich čerpání v průběhu zakázky, tím je možné zajistit ekonomické řízení zakázek.